Sehr geehrter Bürgermeister Spürck,
Ich bitte Sie den o.g. Tagesordnung auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung des Stadt-
rates zu nehmen.
Antragstext:
Die Verwaltung wird beauftragt, die Kosten für die Einführung des Moduls „Formularma-
nager“ des Herstellers der aktuell in der Stadt Kerpen eingesetzten Sitzungsdienstsoft-
ware zu ermitteln und die Ergebnisse in einer der nächsten Sitzungen des Stadtrates vor-
zustellen.
Sie bereitet auf Beschluss des Stadtrates darüber hinaus die Einführung dieses Moduls
vor oder ergreift andere Maßnahmen, den Prozess zu optimieren.
Antragsbegründung:
Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse ist ein zentrales Ziel moderner und zukunfts-
fähiger Kommunen. Der Einsatz des Moduls „Formularmanager“ bietet die Möglichkeit, Anträge, Formulare und interne Abläufe digital abzubilden und direkt mit dem Sitzungsdienst zu verknüpfen. Dadurch können Medienbrüche vermieden, manuelle Zwischenschritte reduziert und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt werden.
Momentan stellen die Fraktionen und fraktionslosen Stadtverordneten Ihre Anträge und Anfragen per Mail. Sodann muss das Ratsbüro diese in das Sitzungsmanagement der Kolpingstadt Kerpen überführen. Dies ist ein aus unserer Sicht unnötiger Medienbruch, der den Prozess verlangsamt. Im Sinne der Prozessoptimierung sollte diese Vorgehensweise aus unserer Sicht evaluiert werden. Das Modul Formularmanager bietet den Vorteil, dass Anträge und Anfragen durch die Fraktionen im Ratsinformationssystem gestellt werden und direkt in das Sitzungsmanagement überführt werden könnten. Von dort aus würde die Weiterbearbeitung der Verwaltung ohne Zwischenschritte erfolgen können.
Eine transparente Darstellung der zu erwartenden Kosten und der konkreten Einsatzmög-
lichkeiten ist daher der erste sinnvolle Schritt, um über die Einführung des Moduls ent-
scheiden zu können.