Beschlussvorschlag:
- Durchführung einer Lizenzinventur: Die Verwaltung wird beauftragt, bis spätestens 30.09.2026 eine umfassende, softwareseitige Lizenzinventur für alle in der Verantwortung der Kolpingstadt Kerpen stehenden schulischen IT-Umgebungen (Endgeräte, Server, Cloud-Dienste, Fachanwendungen und Standardsoftware) durchzuführen.
- Inhaltliche Anforderungen: Die Inventur muss eine detaillierte Gegenüberstellung von erworbenen/abonnierten Lizenzen zu der tatsächlichen Nutzung (nachweisbare Aktivität innerhalb der letzten 90 Tage) enthalten. Zudem sind Vertragsdaten wie Laufzeiten, Kündigungsfristen, automatische Verlängerungsklauseln und Preisgleitklauseln zentral zu erfassen.
- Identifikation von Redundanzen: Im Rahmen der Inventur sind gezielt Doppellizenzen und funktionale Redundanzen (Einsatz verschiedener Softwareprodukte mit identischem Zweck) zu identifizieren.
- Optimierungskonzept: Auf Basis der Ergebnisse legt die Verwaltung bis zum 31.12.2026 ein Lizenzbereinigungs- und Standardisierungskonzept vor, welches konkrete Einsparziele und Strategien zur Vermeidung künftiger Überlizenzierung definiert.
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Die Federführung liegt bei der Schulverwaltung (22.2) in enger Kooperation mit der Abteilung für Digitalisierung und IT (35) sowie der Kämmerei.
Begründung:
Der Haushaltsentwurf für das Jahr 2026 verdeutlicht ein strukturelles Defizit, das von allen Fachbereichen wirksame Konsolidierungsbeiträge einfordert. Im Zuge der Digitalisierungsoffensive an unseren Schulen (u. a. durch den DigitalPakt Schule) ist die Anzahl der genutzten Softwarelösungen und Cloud-Dienste massiv gestiegen.
Erfahrungswerte aus dem IT-Controlling zeigen, dass IT-Lizenzen ein erhebliches Einsparpotenzial bergen, da sie oft zu „Shelfware“ (bezahlte, aber ungenutzte Software) oder durch automatische Vertragsverlängerungen zu unnötigen Dauerlasten führen. Eine systematische Inventur ist ein schneller und risikoarmer Hebel zur Kostensenkung, da hierbei lediglich ungenutzte Kapazitäten abgebaut werden, ohne die pädagogische Qualität des Unterrichts oder die digitale Infrastruktur zu schwächen.
Ziel der Ratsgruppe Piraten ist eine transparente und bedarfsgerechte IT-Bewirtschaftung. Nur durch eine datengestützte Übersicht der tatsächlichen Nutzung können wir sicherstellen, dass Steuergelder effizient eingesetzt werden und keine Mittel in ungenutzten Abonnements versickern.